Was für Formulare gibt es und wo bekommt man sie her?

In diesem Tutorial erfahren Sie, welche Formulartypen seit KEVOX MANAGEMENT Version 14 (V14) hinzugekommen sind und wo Sie sie herbekommen. Um Standardformulare und Checklisten in KEVOX MANAGEMENT nutzen zu können, benötigen Sie eine Premium-Lizenz, für Bewertungsformulare wird eine Enterprise-Lizenz benötigt. Checklistennutzung für KEVOX GO schalten Sie mit einer Expert-Lizenz frei.

Die Formularverwaltung und das V12 Formular

Mit KEVOX MANAGEMENT Version14 wird die Formularverwaltung um drei neue Formulartypen erweitert. Das alte Standardformular wurde bis Version 12 entwickelt und wird in der neuen Übersicht "V12" genannt.

Zu den neuen Formulartypen zählen das neue Standardformular, welches das V12-Formular um zusätzliche Features und Komfortfunktionen ergänzt, das Bewertungsformular, welches das Standardformular mit einer optionalen Punktevergabe ergänzt und die Checkliste, die einen Austausch zwischen KEVOX MANAGEMENT und KEVOX GO ermöglicht.

Zu den Formularvorlagen gelangen Sie, indem Sie oben rechts auf das Einstellungsmenü klicken und unter dem Reiter Verwaltung die Option "Formularvorlagen" wählen.

In der folgenden Tabelle finden Sie alle lokal verfügbaren Formularvorlagen. V12 Formularvorlagen werden rot hervorgehoben. Wie Sie Ihr altes V12-Formular in das neue V14-Format upgraden oder sich gleich ein neues Formular erstellen, erfahren Sie im Tutorial V12 Formulare auf V14 upgraden und Standardformulare selbst erstellen.

Die neuen Formulartypen und ihre Features:

Standardformular (V14):

Das überarbeitete Standardformular ersetzt das V12-Formular. Die grundlegenden Funktionen bleiben dabei erhalten. Darüber hinaus punktet das Standardformular mit zahlreichen neuen Features:

• Dynamische Spalteneinteilung:
  Tabellenspalten passen sich nun effizienter an den verfügbaren Platz an. Dadurch entsteht weniger Weißraum und der Papierverbrauch im Druck sinkt.
• Automatische Fragennummerierung:
  Nachträgliche Änderungen der Reihenfolge von Zeilen passen sich automatisch der Nummerierung an.
• Neuer Baustein: Langtextfeld:
  Das Langtextfeld ignoriert die Tabellenaufteilung und bietet über die gesamte Dokumentbreite Raum für ausführliche Texte, die vom ausfüllenden Sachbearbeiter hinterlegt werden können.
• Neuer Baustein: Unterschriften:
  Der Unterschriftenbaustein erlaubt nun auch digitale Signaturen, die mit Maus, Touchpad oder Digipen erstellt werden können und ersetzt den Baustein „Freie Eingabe“.
• Vorläufiges Zwischenspeichern:
  Formulare können im unfertigen Zustand gespeichert und später weiterbearbeitet werden

Bewertungsformular (KEVOX MANAGEMENT Enterprise-Lizenz erforderlich):

Das Bewertungsformular besitzt die gleichen Bausteine, wie das Standardformular. Zusätzlich bietet es die Möglichkeit der positiven und negativen Punktevergabe. Weisen Sie Fragen unterschiedliche Punktewerte von 10-100 zu und legen Sie fest, ob diese Punkte bei positiven oder negativen Antwortmöglichkeiten vergeben werden sollen. Mit dem "KO-Kriterium" legen Sie die Tüchtigkeit eines Bauteils mit nur einer Antwortoption fest.

Checkliste (KEVOX GO Expert-Lizenz erforderlich)

Checklisten können sowohl in KEVOX MANAGEMENT, als auch in KEVOX GO genutzt werden. Damit, der mobile Datenverbrauch so gering, wie möglich gehalten wird, besitzt die Checkliste sechs optimierte Bausteine, welche wichtige Konfigurationsvorgänge, wie z.B. die Tabellenbeschriftung automatisieren.

Formulartypen verwalten:

Nutzen Sie das Dropdownmenü oben rechts, um die Suche nach einem bestimmten Formulartypen einzugrenzen und suchen Sie die Suchleiste, um nach Schlüsselbegriffen zu suchen.

Der Aktionsbutton der Übersicht gibt Ihnen mehrere Auswahlmöglichkeiten:

• Formular anzeigen: (Dafür muss eine Formularvorlage in der Tabelle ausgewählt werden.) Wählen Sie nun Formular anzeigen, wird die Vorschauansicht des Formulars aufgerufen. Hier können Sie die Funktionen des Formulars testen. Interagieren Sie mit den Buttons und Textfenstern. Klicken Sie in der Vorschau nun den Button Testen, sehen Sie eine Vorschau des fertiggestellten Formulars. Mit dem Button Drucken zeigen Sie sich die Druckvorschau des Formulars an. Es gibt sowohl eine Druckvorschau für das Blankoformular, um es mit Stift auf Papier auszudrucken, als auch eine Druckvorschau für das ausgefüllte Formular, um es als Dokument zu archivieren.
  Hinweis: Die Buttons „Testen“ und „Drucken“ erscheinen nur bei V14-Formularen.
• Formular erstellen: Erstellen Sie sich ein Formular nach eigenen Wünschen. Wie dies funktioniert und was dabei zu beachten ist, lesen Sie hier.
• Formular duplizieren: (Dafür muss eine Formularvorlage in der Tabelle ausgewählt werden.) Duplizieren Sie eine Formularvorlage als Sicherheitskopie oder um Formularvorlagen mit identischen Strukturen schneller anpassen zu können. Eine Kopie enthält den ursprünglichen Namen, sowie eine Ziffernabfolge bestehend aus dem exakten Zeitpunkt der Erstellung. Der Titel kann in den Grunddaten jederzeit geändert werden.
  (zu den Grunddaten gelangt man indem man die Formulareinstellung des jeweiligen Formulars aufruft und im Aktion-Menü die unterste Option „Grunddaten ändern“ anwählt.
• Formular importieren: Über diese Option gelangen Sie in den KEVOX Katalog: Formulare. In dieser Stockdatenbank finden Sie zusätzliche Formularvorlagen, die Sie lokal herunterladen können. Über das Dropdownmenü oben rechts grenzen Sie die Suche auf einen bestimmten Formulartypen ein. Über die Suchen-Leiste filtern Sie die Ergebnisse nach Schlüsselbegriffen.
• Über den Reiter Datei, importieren Sie Formularvorlagen (mit der Dateiendung „*.kxf“) von Ihrer lokalen Festplatte.
• Formular exportieren: (Dafür muss eine Formularvorlage in der Tabelle ausgewählt werden.) Umgekehrt können Sie in KEVOX MANAGEMENT erstellte Formularvorlagen als kxf-Dateien exportieren.
• Formular löschen: Mit dieser Option löschen Sie die Formularvorlage nach erneuter Bestätigung.

Der Aktionsbutton der Formulareinstellung gibt Ihnen zahlreiche Optionen die Formularvorlage zu editieren:

• Formular anzeigen: (siehe oben) Diese Option besitzt die gleiche Funktion, wie in der Übersicht.
• + Zeile hinzufügen: erzeugen Sie eine neue Zeile und fügen einen neuen Baustein in die Formularvorlage ein
• Zeile duplizieren: Hiermit duplizieren Sie eine vorhandene Zeile. Dies bietet sich an, wenn das Formular mehrere Bausteine gleicher Art mit ähnlichen Konfigurationen besitzt.
• Zeile importieren: Importieren Sie eine bereits fertig konfigurierte Zeile aus KEVOX Stock oder laden Sie über den reiter„Datei“ eine fertig konfigurierte *.kxf_query-Datei hoch.
• Zeile exportieren: Exportieren Sie selbstkonfigurierte Zeilen als *.kxf_query-Datei und erstellen Sie sich Ihren eigenen Zeilenkatalog für Zukünftige Formulare.
• Zeile löschen: Löschen Sie Zeilen, die Sie nicht mehr benötigen.
• Bewertungspunkte neu verteilen: Mit dieser Option erstellen Sie bei Bewertungsformularen eine Standardpunkteverteilung von 10 Punkten pro Frage.
• Grunddaten ändern: In diesem Menü legen Sie den Formulartypen und Titel des Formulars fest. Hinterlegen Sie Informationen, wie die Formularbeschreibung, den Bereich und die Stichwörter mit denen Das Formular bestimmten Bauteilgruppen zugeordnet wird. Unter Sonstiges aktivieren Sie die automatische Mangeleintragserstellung, die Art der Punktevergabe und die unvollständige Einreichung des Formulars.