Wer ist zuständig?
Mit der Zuständigkeit in KEVOX Management geben Sie an welche Rolle für ein Bauteil oder einen Mangel verantwortlich ist. Dazu können Sie für jedes Projekt einzeln Entscheiden, wer diese Rolle ausfüllt. So können sogar automatisch die richtigen E-Mail Adressen vergeben und Ansprechpartner angesprochen werden. Wie Sie Rollen für Zuständigkeit einstellen erfahren Sie im folgenden Absatz.
Rollenverteilung – Welche Zuständigkeiten gibt es?
Unter Einstellungen -> Verwaltung -> Zuständigkeit legen Sie die gewünschten Bezeichnungen wie z.B. Bereichsleiter, Techniker oder Arbeitssicherheitsbeauftragter an. Die Einstellungen hier gelten projektübergreifend. Somit erstellen Sie hier eine Liste mit allen generellen Bezeichnungen die Sie für Zuständigkeiten verwenden.
Eine eingetragene Zuständigkeit soll entfernt werden: Wählen Sie die Zuständigkeit aus, klicken Sie auf Aktion -> Löschen und bestätigen Sie die auftretende Frage mit "Ja". Der Eintrag wird nun aus der Liste gelöscht.
Möchten Sie lieber alle Zuständigkeiten auf einen Blick einsehen, können Sie die Ansicht auch entsprechend ändern. Durch einen Klick auf Aktion -> als Baum anzeigen können Sie zwischen den Ansichten wechseln.
Im Projekt
Die Kontaktperson, die in Ihrem jeweiligen Projekt für eine Rolle zuständig ist, ordnen Sie dieser Zuständigkeitsbezeichnung in Ihrem Projekt unter mehr - > Zuständigkeit zu. Hier legen Sie also fest, dass bspw. Herr Müller der Bereichsleiter dieses Projektes ist.
Sie befinden sich in der Übersicht der Zuständigkeiten des ausgewählten Projektes. Klicken Sie oben rechts auf Aktion -> Hinzufügen. Im Fenster "Zuständigkeit bearbeiten" wählen Sie aus der Übersicht der Zuständigkeitsbereiche eine Zuständigkeit aus. Über Aktion -> Hinzufügen öffnet sich das Fenster "Auswahl Person". Wählen Sie hier aus Ihrem Adressbuch den passenden Kontakt aus. Haben Sie den Kontakten vorab Stichwörter zugeordnet, wird es Ihnen leichter fallen, die passende Person zu finden. Wählen Sie mit einem Rechtsklick den passenden Mitarbeiter aus. Nun haben Sie die Zuständigkeit mit dem passenden Adresseintrag verknüpft.
Fahren Sie mit allen Zuständigkeiten, die Sie in diesem Projekt vergeben möchten, ebenso fort. Durch einen Klick auf Übernehmen werden diese Zuweisungen gespeichert.
Finden Sie im Fenster "Auswahl Person" nicht den richtigen Mitarbeiter, können Sie diesen über Aktion > Firma hinzufügen direkt zu Ihrem Adressbuch hinzufügen.
Fragen zur Zuständigkeit
- Wo lege ich projektübergreifend die Bezeichnungen der Zuständigkeiten fest?
- Wie kann ich meine Kontakte den jeweiligen Zuständigkeiten zuordnen?